Il centro di controllo delle vostre escape roomè il software Escape Room. Utilizzandolo, il Game Master può influenzare in modo significativo la quantità di divertimento dei giocatori nella stanza. Ma di quali funzioni è responsabile il programma? Quali altri programmi sono necessari per gestire con successo una escape room e ci sono alternative economicamente vantaggiose?

Per saperne di più sullo scopo di ciascun software, continuate a leggere:

  • Software per escape room per il controllo della sala
  • Sistemi di prenotazione di escape room
  • Software per il marketing delle escape room
  • Programmi HR per la gestione dei dipendenti

Tutto inizia con il software Escape Room per il controllo della stanza.

La vostra Escape Room è stata allestita: ora serve solo un piano di gioco. Se questo è il caso, allora è qui che entra in gioco il software di controllo per le Escape Room. Con questo pratico strumento è possibile configurare i puzzle e determinare quando gli eventi vengono attivati e gli effetti visivi e speciali sono attivi nella stanza. Di solito, con molti fornitori di software per Escape Room, è possibile gestire la stanza completamente da soli o scegliere tra le impostazioni predefinite.

Una volta configurato il software, l’Escape Room Software viene eseguito in background e controllato dal Game Master. Può osservare i progressi dei giocatori, dare loro suggerimenti, riprodurre suoni personalizzati e molto altro ancora. In questo modo, il Game Master può persino influenzare la difficoltà del gioco: se i giocatori si divertono a risolvere i puzzle con facilità, l’aggiunta di ostacoli personalizzati ne rallenterà sicuramente i progressi.

I fornitori più noti sul mercato includono Escape Room Supplier, Hintpad e Houdini MC. Naturalmente, altri fornitori sono disponibili tramite Google.

Nessun cliente senza un sistema di prenotazione

Una volta che le Escape Roomsono state create, è necessario l’ultimo, e più importante, ingrediente per la ricetta del successo: i clienti. Il modo migliore per attirare le persone è consentire le prenotazioni online. Nel 2020, la funzionalità di fissare appuntamenti direttamente tramite un sito web è una necessità.

L’UX e il viaggio del consumatore sono i due aspetti principali su cui concentrarsi. La vostra disponibilità deve essere visibile a colpo d’occhio e prenotabile con un clic sulla data e l’ora desiderate.

Durante il processo di check-out, è necessario fornire agli utenti il prezzo esatto. Dovreste inoltre richiedere dati personali quali nome, indirizzo e-mail e, se del caso, numero di cellulare per poter inviare loro una conferma d’ordine. Il vostro software per Escape Room per le prenotazioni online dovrebbe anche supportare diversi sistemi di pagamento. I più comuni sono PayPal, carta di debito/credito e bonifico istantaneo.

Nella maggior parte dei Paesi è inoltre obbligatorio informare gli utenti sulle vostre condizioni generali prima dell’acquisto. Questi devono essere disponibili sul vostro sito web. Facendo clic su una casella, gli utenti confermano di aver letto i termini e le condizioni generali.

I fornitori di sistemi di prenotazione per le Escape Roomincludono bookingkit, SimplyBook e bookeo. Programmi come questo possono rivelarsi utili anche per gli operatori di paintball e laser tag e per le agenzie di eventi.

Allargate la vostra fanbase con un marketing intelligente

Una volta che gli ingranaggi si sono messi in moto e l’azienda è operativa, è ovvio che i soldi arriveranno. Tuttavia, avete pensato a un modo per rimanere in contatto con i vostri clienti? Cercare di coinvolgerli di nuovo? Esiste già un software specializzato per Escape Room. Utilizzando questi strumenti, potete facilmente scattare foto dei vostri giocatori, aggiungere il vostro logo e pubblicare le immagini sui vostri canali di social media.

Il software dovrebbe anche avere una funzione per memorizzare i dati di contatto dei giocatori. Questo va di pari passo con il consenso dei giocatori all’utilizzo dei dati per scopi di marketing, come l’invio di e-mail, la pubblicazione della foto di cui sopra e altro ancora. La dichiarazione di consenso è completamente priva di carta. I giocatori appongono la loro firma digitale su un dispositivo o semplicemente cliccando su una casella.

Segnale scarso nella vostra zona? Non dovrebbe essere un problema. Il programma funziona anche senza una connessione a Internet e tutti i dati vengono caricati una volta che ci si trova in un’area con una connessione solida.

Con il software di marketing per Escape Room, è possibile inviare automaticamente ai clienti una foto dopo il gioco e chiedere loro di esprimere un voto. Che si tratti di Facebook, Google o TripAdvisor, le recensioni sono preziose su tutti i portali. Per inciso, qui abbiamo riassunto altri consigli di marketing per le Escape Room.

I software di marketing per le Escape Roomincludono Buzzshot e Glam Cam.

Da non sottovalutare: le spese per il personale

Più la vostra attività di Escape Room diventa grande, più avrete bisogno di dipendenti. La maggior parte dei vostri dipendenti sarà probabilmente un Game Master. I Game Master si occupano degli ospiti, gestiscono il software della Escape Room e preparano le stanze per essere giocate di nuovo una volta che sono state stravolte.

I Game Master sono spesso lavoratori part-time che lavorano dalle 10 alle 20 ore alla settimana. Per una Escape Room con quattro stanze, sono già necessari circa 30 Game Master. Coordinare un numero così elevato di dipendenti richiede una grande pianificazione. Pertanto, prima o poi, come gestori di Escape Room, non potrete fare a meno di un software professionale di gestione del personale.

Il software di gestione delle risorse umane per Escape Room deve coprire le seguenti aree:

  • Supporto nel processo di reclutamento
  • Elaborazione di salari e stipendi
  • Creazione di un registro (digitale) dei dipendenti
  • Pianificazione dei turni
  • Gestione delle ferie e delle assenze

I fornitori di software HR per le escape roomincludono HeavenHR, TSheets e Deputy.

Un’alternativa che richiede meno sforzo (ma che aggiunge potenziale di vendita)

Che siate già gestori di una Escape Room affermata o che stiate pensando di avviare una vostra attività nel settore degli eventi e dell’intrattenimento, non sottovalutate l’impegno e gli investimenti necessari. Perché non pensare a questa alternativa economicamente vantaggiosa? Se gestite già una Escape Room, può essere un ottimo modo per espandere la vostra attività.

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