Die Escape Room Software ist die Schaltzentrale eurer Fluchträume. Mit ihr beeinflusst der Game Master maßgeblich, ob die Spieler bei euch Spaß haben. Aber was muss das Programm können? Welche weiteren Programme braucht ihr, um einen Escape Room erfolgreich zu betreiben? Und gibt es auch weniger aufwändige Alternativen?
In diesem Artikel geben wir euch einen Überblick über Anbieter und Funktionen folgender Programme:
- Escape Room Software zur Raumkontrolle,
- Escape Room Buchungssysteme,
- Software für Escape Room Marketing und Abtretungserklärungen sowie
- HR-Programme zur Verwaltung von Mitarbeitern
Alles beginnt mit der Escape Room Software zur Raumkontrolle
Ihr habt euren Escape Room eingerichtet und wollt ihn nun für den Spielbetrieb bereitmachen? Dann kommt die Kontrollsoftware für Escape Rooms zum Einsatz: Mit dem Computerprogramm konfiguriert ihr unter anderem die Rätsel und legt fest, wann Events getriggert und visuelle sowie audiovisuelle Effekte im Raum abgespielt werden. Bei vielen Anbietern von Escape Room Software könnt ihr das Raummanagement komplett selbst übernehmen oder aus vorgegebenen Einstellungen wählen.
Welche Variante ihr auch wählt, nach der Einrichtung läuft die Escape Room Software im Hintergrund und wird von eurem Game Master gesteuert. Er kann darüber den Fortschritt der Spieler beobachten, ihnen Tipps geben, Töne abspielen, manuell Events triggern und mehr. Auf diese Weise nimmt er Einfluss auf das Spiel – er beeinflusst beispielsweise durch das Auslösen von Effekten das Stresslevel der Spieler.
Zu den bekanntesten Anbietern am Markt gehören Escape Room Supplier, Hintpad und Houdini MC. Selbstverständlich könnt ihr über Google aber auch noch andere Anbieter von Escape Room Software finden.
Keine Kunden ohne Buchungssystem
Sind eure Escape Rooms erst einmal eingerichtet, braucht ihr natürlich auch Kundschaft. Die bekommt ihr am besten, indem ihr Online-Buchungen ermöglicht. Auf diese Weise können Kunden direkt über eure Webseite einen Termin ausmachen.
Für eure Kunden sind die Übersichtlichkeit der Terminvereinbarung und ein einfacher Bestellvorgang besonders wichtig. Eure freien Termine sollten also auf einen Blick ersichtlich sein und sich mit einem Klick auf das gewünschte Datum und die Uhrzeit buchen lassen.
Im Bestellvorgang müsst ihr den Nutzern den exakten Preis nennen. Außerdem solltet ihr nach persönlichen Daten wie Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Mobilfunknummer fragen, um ihnen eine Bestellbestätigung schicken zu können. Eure Escape Room Buchungssoftware sollte darüber hinaus mehrere Zahlungssysteme unterstützen. Zu den gängigsten gehören Paypal, Kreditkarte und Sofortüberweisung.
In vielen Ländern ist es zudem Pflicht, die Nutzer vor dem Kauf über eure Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufzuklären. Diese müssen auf eurer Webseite abrufbar sein. Durch Anklicken eines Kästchens bestätigen die Nutzer, dass sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen haben.
Anbieter im Bereich Buchungssystem für Escape Rooms sind unter anderem bookingkit, SimplyBook und bookeo. Programme wie diese können auch für Paintball- und Lasertag-Betreiber sowie für Event-Agenturen interessant sein.
Mehr Fans und Bewertungen dank cleverem Marketing
Die Räume sind eingerichtet, die Buchungssoftware aktiv und die ersten Spieler besuchen euren Escape Room? Dann fehlt noch eine Möglichkeit, um mit euren Kunden in Kontakt zu bleiben. Dazu gibt es ebenfalls spezialisierte Escape Room Software: Mit ihr könnt ihr beispielsweise einfach Fotos von euren Spielern machen, euer Logo hinzufügen und die Bilder auf euren Social-Media-Kanälen posten.
Die Software sollte außerdem eine Funktion haben, um die Kontaktdaten eurer Spieler zu speichern. Damit geht auch einher, dass die Spieler ihr Einverständnis geben, dass ihr die Daten für Marketingzwecke nutzen dürft – um ihnen E-Mails zu senden, das bereits erwähnte Foto von ihnen zu posten und mehr. Die Einverständniserklärung ist dabei komplett papierlos. Die Spieler leisten ihre Unterschrift digital auf eurem Tablet oder klicken einfach nur ein Kästchen an.
Funktioniert euer WLAN mal nicht, darf das kein Problem sein. Das Programm muss trotzdem funktionieren und die Daten dann später hochladen.
Mit der Escape Room Marketing Software könnt ihr euren Kunden auch automatisch ihr Foto nach dem Spiel zuschicken und sie darum bitten, euch zu bewerten. Ob auf Facebook, Google oder TripAdvisor – Bewertungen sind auf allen Portalen wertvoll. Hier haben wir übrigens noch mehr Marketing-Tipps für Escape Rooms zusammengefasst.
Anbieter im Bereich Marketing-Software für Escape Rooms sind unter anderem Buzzshot und Glam Cam.
Nicht zu unterschätzen: der Personalaufwand
Umso größer euer Escape Room Geschäft wird, desto mehr Mitarbeiter braucht ihr. Der Hauptteil eurer Angestellten wird wahrscheinlich aus Game Mastern bestehen. Game Master betreuen die Gäste, begleiten sie während des Spiels und machen die Räume nach einer Partie wieder spielbereit.
Häufig sind Game Master Teilzeitkräfte, die 10 bis 20 Stunden pro Woche arbeiten. So braucht ihr für einen Escape Room mit vier Räumen bereits um die 30 Game Master. So viele Angestellte zu koordinieren, erfordert viel Planung. Daher kommt ihr als Escape-Room-Betreiber früher oder später nicht um eine professionelle Personalverwaltungssoftware herum.
Die folgenden Bereiche sollte eure Escape-Room-Personalverwaltungssoftware abdecken:
- Unterstützung beim Recruiting-Prozess
- Lohn- und Gehaltsabwicklung
- Anlegen einer (digitalen) Personalakte
- Schichtplanung
- Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten
Anbieter im Bereich HR Software für Escape Rooms sind unter anderem HeavenHR, TSheets und Deputy.
Alternative mit deutlich weniger Aufwand (und zusätzlichem Umsatzpotenzial)
Egal ob ihr schon einen etablierten Escape Room betreibt oder gerade darüber nachdenkt, euch im Event- und Entertainmentbereich selbstständig zu machen – der Aufwand und die nötigen Investitionen nicht zu unterschätzen. Wie wäre es da mit einer deutlich weniger kostspieligen Alternative?
Cluetivity bietet drei Outdoor Escape Games und verschiedene Indoor-Spiele, die ihr mit geringem Aufwand an eure Bedürfnisse anpassen könnt. Jedes Spiel besteht aus einer eigenen Story und abwechslungsreichen Rätseln. Dank der Individualisierungsmöglichkeiten seid ihr bestens gerüstet für Teambuildings, Recruiting- und Firmenevents, Kongresse, Product-Placement, Gamification und viele weitere Einsatzgebiete.
Escape Rooms in 200 Locations in über 35 Ländern nutzen bereits erfolgreich unsere Software und Spiele. Das sagen unsere Partner:
Cluetivity ist ein großartiges Produkt. Wir haben in kürzester Zeit den Break-Even erreicht und generieren jetzt zusätzliche Umsätze. Darüber hinaus bietet das Cluetivity-Team hervorragenden Support und verbessert das Produkt kontinuierlich. Wir sind sehr begeistert!
Uli Billon von EPOCA (Cluetivity Partner in München)
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